SBT proprietario: la tecnologia che cresce con l’azienda
Personalizzazione, velocità di evoluzione, semplicità d’uso e integrazione con i processi aziendali: Marco Andreetti spiega perché Leonardo Travel ha scelto di sviluppare una propria tecnologia per il business travel.
Intervista a Marco Andreetti, titolare di Leonardo Travel
Nel business travel, la tecnologia è diventata indispensabile per velocizzare le prenotazioni, applicare le travel policy e controllare la spesa. Ma non tutte le piattaforme sono costruite nello stesso modo.
Le soluzioni standard disponibili sul mercato devono necessariamente rispondere alle esigenze di un numero molto ampio di aziende. Questo può limitarne la capacità di adattarsi rapidamente a procedure interne, configurazioni particolari o nuove necessità operative.
Leonardo Travel ha scelto una strada diversa: sviluppare internamente il proprio Self Booking Tool, mantenendo il controllo diretto sull’evoluzione della piattaforma e sulla sua integrazione con il servizio consulenziale.
Abbiamo chiesto a Marco Andreetti quali vantaggi concreti possa offrire a un’azienda un SBT proprietario e perché la tecnologia, da sola, non rappresenti ancora una risposta completa.
Perché avete scelto di sviluppare un Self Booking Tool proprietario invece di utilizzare una piattaforma standard?
Marco Andreetti:
Le piattaforme standard sono progettate per soddisfare esigenze molto ampie e, proprio per questo, possono risultare meno flessibili quando devono adattarsi alle procedure specifiche di una singola organizzazione.
Ogni azienda ha una propria struttura, differenti profili di viaggiatori, regole di approvazione, limiti di spesa e sistemi amministrativi. Non sempre è sufficiente prendere una piattaforma esistente, inserire il logo del cliente e configurare alcune funzioni.
Avere il controllo diretto sullo sviluppo significa poter costruire lo strumento partendo dalle reali esigenze dell’azienda. Possiamo intervenire sulle funzionalità, correggere eventuali criticità e programmare nuove integrazioni senza dipendere interamente dai tempi e dalle priorità di un fornitore esterno.
La tecnologia non obbliga quindi l’azienda ad adattarsi a un modello standard: è lo strumento che viene configurato per rispondere ai suoi processi.
Che cosa significa concretamente “agilità evolutiva”?
Marco Andreetti:
Significa poter modificare ed evolvere la piattaforma quando cambiano le esigenze del cliente.
Pensiamo, per esempio, a un’azienda che decida di introdurre una nuova policy di sostenibilità e voglia visualizzare o registrare le emissioni di CO₂ associate a ogni viaggio. Oppure a un’impresa che abbia bisogno di inserire nuovi campi per attribuire ogni trasferta a un progetto, a una commessa o a uno specifico centro di costo.
Con una piattaforma standard, la richiesta deve essere sottoposta al provider e inserita nella sua roadmap generale. Non è detto che venga considerata prioritaria o che possa essere realizzata nei tempi richiesti dall’azienda.
Con uno strumento proprietario, invece, la necessità può essere analizzata direttamente dal nostro team, valutata insieme al cliente e, quando tecnicamente sostenibile, inserita nel percorso evolutivo della piattaforma.
Per noi, agilità evolutiva significa proprio questo: offrire una tecnologia che possa crescere insieme all’organizzazione e non diventare un limite al quale l’organizzazione deve adattarsi.
In che modo una User Experience semplice può ridurre i costi aziendali?
Marco Andreetti:
Uno strumento può avere moltissime funzioni, ma se è complicato da utilizzare i dipendenti finiranno per evitarlo.
Nel business travel questo fenomeno viene spesso definito leaking: il viaggiatore esce dai canali ufficiali e prenota direttamente su siti consumer o attraverso procedure non previste dall’azienda. Quando questo accade, si riducono il controllo della spesa, la compliance alla travel policy e la qualità dei dati disponibili.
Un’interfaccia intuitiva produce invece tre risultati concreti.
Prima di tutto aumenta il tasso di adozione: più dipendenti utilizzano il Self Booking Tool, maggiore è la capacità dell’azienda di controllare e analizzare la spesa.
In secondo luogo riduce la necessità di formazione. Il viaggiatore deve poter comprendere rapidamente come cercare, confrontare e prenotare una soluzione senza partecipare a lunghe sessioni di training.
Infine, crea vera autonomia. Il dipendente completa le operazioni ordinarie in pochi minuti, senza coinvolgere continuamente la segreteria, l’amministrazione o il travel manager.
La semplicità non è quindi soltanto una scelta estetica: è una componente concreta dell’efficienza aziendale.
Perché definite quello di Leonardo Travel un modello ibrido?
Marco Andreetti:
Perché non crediamo nella contrapposizione tra tecnologia e persone.
La tecnologia è particolarmente efficace quando deve gestire dati, applicare regole, confrontare soluzioni e velocizzare processi ripetitivi. Un Self Booking Tool può gestire molto bene una prenotazione ordinaria, verificare la conformità alla travel policy e attivare automaticamente un processo di approvazione.
Ma il viaggio non è sempre prevedibile.
Un volo può essere cancellato per uno sciopero, un hotel può non trovare la prenotazione oppure una riunione può essere spostata all’ultimo momento. In questi casi non basta una notifica automatica: serve qualcuno che conosca il cliente, comprenda la situazione e individui rapidamente una soluzione alternativa.
Il nostro modello prevede quindi che il viaggiatore utilizzi la tecnologia in autonomia per tutte le operazioni standard, mantenendo però l’accesso al supporto di consulenti specializzati quando emerge un problema o una trasferta richiede una gestione più complessa.
È il fattore umano potenziato dall’efficienza digitale, non sostituito da essa.
Come vengono gestite la sicurezza dei dati e la privacy all’interno di una piattaforma proprietaria?
Marco Andreetti:
Controllare direttamente lo strumento significa conoscere l’architettura della piattaforma e poter intervenire sulle modalità con cui i dati vengono gestiti, protetti e integrati con i sistemi del cliente.
Questo consente di valutare protocolli e configurazioni specifiche insieme ai dipartimenti IT delle aziende, tenendo conto dei requisiti di sicurezza, delle responsabilità relative al trattamento dei dati e degli obblighi previsti dal GDPR.
Naturalmente, il semplice fatto di possedere il software non è sufficiente a garantire automaticamente sicurezza e conformità. Sono necessari controlli, aggiornamenti, procedure organizzative e verifiche continue.
Il vantaggio di una tecnologia proprietaria è avere maggiore visibilità e capacità di intervento su questi aspetti, evitando che il cliente debba confrontarsi con una piattaforma completamente chiusa e difficilmente personalizzabile.
Una tecnologia proprietaria è adatta soltanto alle grandi aziende?
Marco Andreetti:
Non necessariamente. Il tema principale non è la dimensione dell’impresa, ma la complessità della sua gestione dei viaggi.
Anche una realtà di medie dimensioni può avere numerosi centri di costo, profili di viaggiatori differenti, trasferte internazionali o procedure di autorizzazione articolate. In questi casi, una configurazione personalizzata può produrre benefici importanti in termini di tempo, controllo e qualità dei dati.
Il nostro approccio non consiste nell’aggiungere funzioni inutili. Partiamo dai processi reali dell’azienda e definiamo ciò che serve effettivamente. Una piattaforma deve semplificare il lavoro, non aggiungere complessità.
DENTRO IL BUSINESS TRAVEL
Marco Andreetti:
Esattamente. Il software è un elemento fondamentale, ma deve essere inserito in un sistema più ampio.
Prima di configurare lo strumento bisogna comprendere le esigenze dell’azienda, analizzare la travel policy, definire i profili dei viaggiatori e verificare i processi di approvazione. Dopo l’attivazione è necessario osservare come viene utilizzato, raccogliere i feedback e valutare eventuali miglioramenti.
Per questo non consideriamo il nostro Self Booking Tool un prodotto statico o una semplice licenza software. È parte di un ecosistema nel quale tecnologia, consulenza e assistenza lavorano insieme.
“Non vendiamo semplicemente licenze software: offriamo un ecosistema di viaggio nel quale la tecnologia è lo strumento e la consulenza rappresenta il valore.”
Il concetto conclusivo riprende il messaggio centrale espresso da Marco Andreetti nel documento originale: il SBT deve essere considerato una piattaforma viva, capace di evolvere sulla base delle esigenze dei clienti.